Приєднуйтеся до нашої групи у Facebook

​Як ефективно організувати вашу електронну пошту?

2

Як організувати вашу електронну пошту так, щоб ви завжди знали, що робити і хто вам винен відповідь на ваш лист?

Чиста поштова скринька = вільна голова. Недавно говорив зі своєю дружиною на цю тему. Вона каже, що коли заходить на мій комп’ютер, то бачить, що на моїй електронній пошті 0 листів у електронній скриньці. Це звучить нереально з кількістю листів, які я отримую щодня. Тому хочу поділитися з вами всіма, як я це роблю! Де я цьому навчився і які переваги у тому методі, яким я керую своєю поштою.

Попереджаю: стаття буде інформативна і довгенька, тож рекомендую сісти зручніше і, можливо, навіть дістати ручку і клаптик паперу.

Звідки ж почати?

З е-мейл провайдера. Я користуюся Gmail. Якщо ви користуєтеся іншою поштою, нічого страшного. Але якщо у вас немає поки що конкретної поштової скриньки, рекомендую відкрити на Gmail.

Як у мене пошта завжди порожня?

Мені допомагає очистити листи система папок на пошті, які я використовую для сортування листів.

До речі, навчився я цьому виду організації завдяки тому, що два рази прочитав книгу Девіда Алена Getting Things Done. З першого разу я не дуже зрозумів книгу і ідею.

Так-от в мене є список певних папок, які допомагають мені організувати електронну пошту. Спочатку прочитайте все, а тоді спробуйте.

Які папки треба створити?

Ось вони:

  • @ Action
  • @ Delegate
  • @ Watch
  • @ Read
  • @Reference (A, B, C … Z)
  • Проект #1
  • Проект #2
  • Проект #3

Як працювати з цими папками?

Я відкриваю свої вхідні повідомлення і починаю перевіряти їх одне за одним.

Перше правило. Якщо отримане повідомлення потребує від вас якоїсь дії, наприклад, відповісти чи щось зробити і це у вас займе не більше ніж 2 хвилини, зробіть це відразу.

Друге правило. Кожне з решти повідомлень, які прийшли у вхідні, треба перемістити в одну із папок. Тобто врешті-решт у вхідних має бути 0.

Третє правило. Якщо вам це повідомлення не потрібне, видаліть його відразу.

Як сортувати листи?

Для цього я поясню вам значення кожної папки, щоб ви знали, куди має йти кожен ваш лист.

@Action – Діяти

Будь який отриманий лист, який вимагає від вас певної дії, і це займе більше двох хвилин, піде у цю папку. Можливо, ви повинні відповісти на цей лист або у ньому є ваше завдання, яке вам треба буде зробити, чи ви маєте комусь зателефонувати. Просто візьміть і перенесіть лист сюди. Нижче я напишу, що далі ми будемо робити.

@Delegate – Делегувати

Усі листи, написані вами, або листи, які ви переслали від когось і очікуєте на них відповіді чи виконання завдання, перенесіть в цю папку. Наприклад, ви отримали повідомлення: “Андрій, дай, будь ласка, телефон стоматолога, до якого ходила твоя жінка”, у мене немає телефона, тож я пишу дружині і прошу, щоб вона вислала мені телефон поштою. І відповідно, я переношу цей лист до папки @Delegate.

@Watch i @Read – Дивитися і Читати

Це всі повідомлення, отримані вами, в яких ви маєте щось подивитися чи прочитати. Якщо це дуже важливо, це треба зробити якомога швидше, то цей лист все ж треба додати в папку @Action. А якщо це вам друг вислав кумедне відео про маленького песика, перенесіть в папку @Watch.

@Reference (A, B, C … Z)

У цій папці є підпапки, які названі в алфавітному порядку. Усі листи, які ви отримали і нічого не маєте з ними робити, але хочете зберегти у себе на пошті, переносьте в цю папку з буквою, яка відповідає цьому листу. Наприклад, якщо я отримав фінальний звіт з банку Ally за місяць, то можу перенести цей лист в папку з буквою або A, або B. Використовуйте ваше найкраще рішення. Тож всі повідомлення, які не потребують від вас дії, ідуть в цю папку.

Проект #1,2,3…

Якщо у вас є якісь проекти, то повідомлення, які стосуються їх, треба переносити в ці папки. Це може бути ваш бізнес або ваша робота чи інша справа, над якою ви працюєте протягом довгого часу.

Чому деякі папки мають знак @?

Це для того, щоби вони були перші в списку, а папки з проектами – в кінці.

Як це працює?

Я розумію, що це може здаватися дуже заплутано, але все це набере великого сенсу, коли я все поясню.

Ось наприклад, ви отримали 7 нових повідомлень на свою скриньку. Перший лист не потребує від вас ніякої дії, тож переносимо його в папку @Reference під букву, яка, на вашу думку, підходить.

Другий лист потребує від вас відповіді: так або ні. Тож це займе у вас менше 2 хвилин. Чудово, відповіли. Але лист і надалі залишається в поштовій скриньці, але від вас вже не потребує ніякої дії. Якщо цей лист стосується певного проекту, перенесіть його в папку проекту, а якщо ні, то в папку @Reference з певною буквою. Ідемо далі.

Третій і четвертий листи потребують від вас дій, і кожна дія займе мінімум по 5-10 хвилин. Тож переносимо в папку @Action.

І ще один лист лист – від вашого друга, який скинув вам посилання на цікаву статтю про те, як можна заробити гроші в Інтернеті, тож переносимо його в папку @Read. Чому? Цю статтю не обов’язково читати терміново.

Шостий і сьомий листи ви отримали, але не можете нічого зробити до тих пір, поки не дізнаєтеся інформацію від когось, тож ви їм висилаєте листи, а ці два повідомлення переносите до папки @Delegate.

Вітаю – у вас 0 листів на поштовій скриньці! Але це ще не все. Після того, як ви все це зробили, наступним кроком буде перевірка папок, які  найголовнішими. Це – @Action і @Delegate. Решта папок вже неважливі.

Як працювати з папками @Action і @Delegate?

Тож відкрили ви папку @Action, а там 3-4 повідомлення, які потребують вашої уваги. Тепер ви можете собі вільно сконцентруватися і зробити те, що вам дійсно потрібно. Якщо ви зробили те, що потрібно з цими листами, то далі перенесіть їх в папки проектів або в папку @Reference або в папку @Delegate, якщо ви надіслали лист і щось від когось досі очікуєте. Ідея полягає в тому, щоби повністю очистити папку @Action.

Наступний крок. Відкриваємо папку @Delegate і бачимо весь список ваших боржників. Один за одним ви перепитуєте, який прогрес в тій справі чи щось таке. Ви собі не уявляєте, це дивує людей, коли ти їм пишеш кожного місяця чи нагадуєш про тогорічну справу, яку вони не зробили. Завжди пишуть: “Ну ти, як завжди, пам’ятаєш”.

Як працювати з папками @Watch і @Reference?

Після перевірки @Action і @Delegate можете перейти на @Watch або @Read – це вже залежить від вас. Ті папки більше створені для того, щоб згрупувати інформацію.

Наприклад, якщо у вас є час, ви можете подивитися відео в папці @Watch або якщо ви в літаку збираєтесь летіти і не маєте, що робити, можете перечитати статті з папки @Read. Після того, як ви подивилися всі відео чи хоча б деякі, перенесіть їх в папку @Reference або видаляйте.

Що робити, якщо на пошті зараз забагато листів?

Якщо у вашій скриньці вже назбиралося кілька сотень чи тисяч листів, не потрібно їх перевіряти, просто виділіть їх і перенесіть у папку @Reference – O – old emails. Усі прочитані неповідомлення або стріть, або також перенесіть в папку О., зробивши прочитаними перед тим.

Так ваша поштова скринька буде завжди чиста і ваша голова буде вільна. І не забувайте, що ця система вам допоможе бути завжди в курсі того, що ви маєте робити і хто вам що винен.

Дуже рекомендую прочитати книгу Девіда Алена Getting Things Done. Якщо прочитаєте чи вже прочитали, поділіться своїми враженнями. Можливо, у вас виникнуть кращі ідеї щодо того, як робити певні речі.


У цій статті деякі посилання є партнерськими. Читайте більше про це тут.

Знайшли для себе щось цікаве? Порекомендуйте цю статтю також вашим друзям та знайомим, поширивши посилання в соціальних мережах. Також підпишіться на нашу тижневу он-лайн розсилку тут, щоб бути в курсі всіх оновлень сайту. Якщо у вас є запитання або додаткова інформація, поділіться нею в коментарях нижче.

Share.

Про автора

Andriy Boychuk

Andriy Boychuk Засновник Immigrant Porada - платформи для українських іммігрантів. Життєрадісний, чоловік прекрасної дружини і тато бомбезної донечки. #іПорада www.iporada.com

  • Anna Ogoiko

    Дуже дякую, Андрію! Це дійсно суперефективна методика, я впровадила її на своїй пошті і тепер почуваюся набагато вільніше. Часу з’явилося більше і думки “по поличках”. 🙂

    Ще хочу додати, що замість Reference, я просто натискаю кнопку “Архівувати лист”, це для мене набагато простіше і швидше, а коли треба знайти старий лист, роблю це в пошуку.

    • Радий старатися.
      Хммм інтересна ідея. Треба подумати які плюси і мінуси кожного варіанту. Доречі я недавн поділив папку @Action на 3 підпапкі “- Priority”, ” – Computer” а також ” – Anywhere” .