Як швидко ви знайдете лист на пошті, який ви надіслали своєму другові рік тому щодо планування подорожі на літо? За 5 хвилин, 10, 60 чи зовсім не зможете знайти?
Я згодний, що до більшості е-мейлів вам ніколи не не треба буде повертатися. Але є кілька таких повідомлень, які вам дуже знадобляться в майбутньому. Цікаво те, що ви і не знаєте, які саме повідомлення вам будуть потрібні. Тому я рекомендую виробити дві дисципліни у написанні електронних листів.
- Використовуйте специфічні заголовки. Тобто якщо ви пишете лист про поїздку з другом на відпочинок, я би написав такий заголовок – “July 2015 – vacation – Miami”. Таке повідомлення буде набагато легше знайти, ніж е-мейл з заголовком просто “miami” або “vacation”.
- Усі листи на одну тему тримайте в е-мейлі з однією темою. Деколи люди люблять отримувати е-мейли і замість того, щоб відповісти на отриманий лист, вони створюють нове окреме повідомлення і пишуть свою відповідь.
Недавно на роботі в мене був схожий випадок. Я написав листа з темою “coaxial cable termination”, а людина проігнорувала те, що я написав, і відповіла: а як щодо “pa system cable termination”.
Ви не можете перевчити людей, але виробіть собі таку звичку, а потім просіть людей відповідати на вислані вами листи під тією самою темою, на яку е-мейл був написаний.
Якщо ви виробите ці дві звички, ваша поштова скринька буде більш організована і вам буде легше знайти той лист, який вам треба, лише за хвилину.
До речі, я використовую й інші прийоми на моїй електронній пошті, що суттєво заощаджують мій час. Читайте про них тут.
Знайшли для себе щось цікаве? Порекомендуйте цю статтю також вашим друзям та знайомим, поширивши посилання в соціальних мережах. Також підпишіться на нашу тижневу он-лайн розсилку тут, щоб бути в курсі всіх оновлень сайту. Якщо у вас є запитання або додаткова інформація, поділіться нею в коментарях нижче.
